O digitalizacji akt mówi się dużo w kontekście oszczędności czasu. Skanowanie dokumentów, przeprowadzone na dużą skalę, rzeczywiście może usprawnić i przyspieszyć procesy zachodzące w firmie. Taką zwiększoną sprawność działania można zauważyć na wielu polach – zarówno w wewnętrznej organizacji pracy, jak i w tym, jak firma prezentuje się na zewnątrz.
O digitalizacji akt mówi się dużo w kontekście oszczędności czasu. Skanowanie dokumentów, przeprowadzone na dużą skalę, rzeczywiście może usprawnić i przyspieszyć procesy zachodzące w firmie. Taką zwiększoną sprawność działania można zauważyć na wielu polach – zarówno w wewnętrznej organizacji pracy, jak i w tym, jak firma prezentuje się na zewnątrz.
Skanowanie dokumentów a praca zdalna
Coraz więcej przedsiębiorstw docenia możliwość pracy zdalnej. W wielu branżach pracownik nie musi przebywać w fizycznej siedzibie firmy, żeby sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Fakt ten daje firmie kilka wyraźnych korzyści. Po pierwsze znika konieczność wynajmowania dużej przestrzeni biurowej. Niektóre przedsiębiorstwa (i nie dotyczy to jedynie małych firm) decydują się na wynajem kameralnych przestrzeni biurowych. W takich pomieszczeniach gromadzą się osoby, które preferują pracę w firmie nad pracą zdalną.
Lokale tego typu są też niezastąpione podczas niektórych ważnych spotkań służbowych. Wiele przykładów przedsiębiorstw pokazuje, że taki model działa i może przynieść oszczędności związane z wynajmem. Aby można było w pełni wykorzystać potencjał takiej nowej strategii dotyczącej organizacji pracy, konieczne będzie skanowanie dokumentów. Jeśli firma nie dysponuje aktami w formie elektronicznej, idea pracy zdalnej w niektórych przypadkach może zupełnie się nie sprawdzić. Zamiast oszczędności, przedsiębiorstwo odnotuje wtedy straty.
Skanowanie dokumentów a praca w stacjonarnej siedzibie firmy
Wcześniej wspomniana strategia, chociaż cieszy się rosnącą popularnością, nadal dotyczy stosunkowo niewielkiego odsetka firm. Większość dalej preferuje pracę w stacjonarnym biurze. W niektórych przypadkach nie jest to kwestia preferencji tylko konieczność, bo charakter wykonywanych czynności uniemożliwia pracę zdalną. W takich sytuacjach też można skorzystać na skanowaniu dokumentów. Taki proces pozwala na;
- Sprawniejsze posługiwanie się archiwum
Skanowanie dokumentów to pierwszy krok do stworzenia profesjonalnego archiwum. W jednej chwili można więc dostać się do konkretnego rozliczenia lub skontrolować sprawy HR-owe: do kiedy pracownik ma ważny certyfikat, kiedy powinien ponownie wykonać badania lekarskie, oraz jak długo ważne jest dotychczasowe szkolenie BHP. Gdyby nie skanowanie dokumentów, uzyskanie tych wszystkich informacji wymagałoby manualnego poszukiwania akt, o to zajęłoby znacznie więcej czasu.
- Wspólną pracę nad jednym dokumentem
Pytanie pozostałych pracowników o to, czy ktoś aktualnie zajmuje się interesującymi nas aktami – w dobie digitalizacji taki problem nie istnieje. Cyfrowy format akt sprawia, że każdy upoważniony pracownik może w dowolnym czasie zyskać dostęp do wybranych dokumentów. Fakt, że ktoś inny akurat nad nimi pracuje, nie ma najmniejszego znaczenia.
- Lepsza komunikacja z pracownikami
Tutaj warto znowu posłużyć się przykładem dokumentów kadrowych. Przechowywanie elektronicznych dokumentów pozwala szybko odpowiedzieć na pytania dotyczące liczby dni pozostałego urlopu, szkoleń, warunków pracy i wielu innych. Nowoczesne archiwum sprawia, że osoba odpowiedzialna za kontakt z pracownikami może lepiej wykonywać swoje obowiązki i efektywniej spożytkować czas swojej pracy.
- Lepsza komunikacja z klientami
Oszczędność czasu, jaką daje skanowanie dokumentów widać również w kontaktach przedsiębiorstwa z jego klientami. Pracownik szybko może przesłać niezbędną dokumentację lub powołać się na danych zapis w umowie. Taka dynamika, pozwalająca na sprawną komunikację z usługobiorcami, partnerami i kontrahentami, jest coraz bardziej pożądana. Świadczy m.in. o profesjonalizmie i nowoczesności firmy.
Jak zadbać o oszczędność czasu?
Firmy, które chcą skorzystać z tych wszystkich zalet związanych ze skanowaniem dokumentów, przeważnie poszukują specjalistycznej pomocy. Takim wyspecjalizowanym podmiotem jest np. Rhenus Data Office Polska. Codziennie wspiera swoich klientów w skanowaniu dokumentacji. Oprócz tego tworzy dla nich elektroniczne archiwa oraz oferuje bezpieczne warunki przechowywania nośników z danymi.
